Tanssikoulu KMDancen asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä

Tanssikoulu KMDance Oy

Fallåker 1c

02740 Espoo

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Kati Hallio

toimisto@kmdance.fi

044 0592790

Rekisterin nimi

Tanssikoulu KMDancen asiakasrekisteri

Rekisterin tietosuojasisältö

Asiakkaan perustiedot: nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero, ilmoittautumistiedot.

Alaikäisen oppilaan kohdalla lisäksi: huoltajan nimi, huoltajan osoite, huoltaja sähköpostiosoite ja huoltajan puhelinnumero.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaiden tiedot on hankittu säännönmukaisista tietolähteistä (asiakkaiden itsensä antamat tiedot).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme palveluita asiakkaillemme sekä harjoittaaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme liiketoimintaamme. Henkilötietoja voidaan käyttää sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi asiakasta kohtaan. Mikäli asiakas ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseksi ja mahdollisten ongelmien ratkaisemiseksi.

Voimme käsitellä henkilötietoja ottaaksemme yhteyttä asiakkaisiimme palveluamme koskevissa asioissa ja ilmoittaaksemme asiakkaille palveluita koskevista muutoksista, käsitelläksemme ja kerätäksemme asiakaspalautetta sekä markkinoidaksemme palveluitamme.

Käsittelyn oikeudellinen peruste

Käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella harjoittaaksemme, ylläpitääksemme kehittääksemme liiketoimintaamme sekä ylläpitääksemme asiakassuhteita.

Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme lakisääteisen velvollisuutemme kuten kirjanpitolain meille asettamat dokumentointivelvoitteet vaativat.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakkaan tietoja ei luovuteta yhtiön ulkopuolisille osapuolille, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita:

  • Voimme luovuttaa henkiötietoja Tanssikoulu KMDancen organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, josa pääsy henkilötietoihin ja niiden käyttämiseen on kohtuudella tarpeen (i) minkä tahansa soveltuvan lain, sääntelyn, ja/tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (ii) petoksen taikka tietoturvaongelman tai teknisen ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi ja tällaisen asian käsittelemiseksi; ja/tai (iii) Tanssikoulu KMDancen tai asiakkaidemme etujen tai omaisuuden turvaamiseksi taikka turvallisuuden takaamiseksi tai yleisen edun turvaamiseksi lainsäädännön mukaisesti.
  • Voimme luovuttaa henkilötietoja palveluita tarjoaville valtuutetuille palveluntarjoajille (MailChimp, Cognitoforms, Google Docs). Palveluntarjoajiemme kanssa tekemiimme sopimuksiin sisältyvien sitoumusten mukaisesti palveluntarjoajat sitoutuvat noudattamaan vaadittuja yksityisyys- ja tietoturvastandardeja.

Tanssikoulu KMDance ei luovuta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika ja rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen muun muassa asiakassuhteen ylläpitämistä tai kirjanpitoa varten. Myös ne asiakasrekisterissä olevat, jotka eivät ole ilmoittautuneet tunneille, jäävät tanssikoulun markkinointisähköpostilistalle. Tiedot poistetaan, kun niiden säilytys ei enää ole tarpeen 5 vuoden kuluessa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot säilytetään teknisesti suojattuina. Pääsy tietoihin on rajattu ja tietoihin pääsee vain salasanan avulla. Palomuuritekniikan avulla estetään ulkopuoliset hyökkäykset ja pääsy rekisteritietoihin. Tietoturvan taso auditoidaan tasaisin väliajoin sisäisen auditoinnin avulla.

Henkilötietoja käsittelevät vain Tanssikoulu KMDancen erityisesti määrittelemät henkilöt. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisteröiden oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä tarkastettavaksi häntä itseään koskevat henkilötiedot sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Evästeiden käyttö

Käytämme sivustollamme evästeitä, jotta voimme kehittää palveluitamme.

Evästeiden antaman tiedon perusteella voimme tarjota käyttäjälle kohdennettua sisältöä sekä helpottaa sivujen käyttöä.

Verkkosivujemme kävijätiedon analysointiin käytämme Google Analyticsia. Sen avulla voimme seurata sivujemme kävijämääriä ja vierailijoiden käyttäytymistä.

Selaimen asetuksilla on mahdollista estää evästeiden käyttö.

Suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot

Asiakkaalle lähetetään automaattisesti kuukausittainen oppilaskirje, joka sisältää tietoa tanssikoulun tärkeistä päivämääristä ja ajankohtaisista asioista. Lisäksi asiakkaalle lähetetään muita ryhmäkohtaisia tiedotteita. Myös niille asiakasrekisterissä oleville, jotka eivät parhaillaan ole ilmoittautuneet tunneille, lähetetään markkinointikirje. Asiakkaan on mahdollisuus perua uutiskirjeen tai markkinointikirjeen tilauksen ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle tai suoraan kirjeessä olevan linkin kautta.

Tietoturvallisuus

Olemme toteuttaneet hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä ja fyysisiä suoja toimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden varmistamiseksi.

Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien puolesta tämä on perusteltua. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet Tanssikoulu KMDancen henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

 

Viimeksi päivitetty 24.5.2018